(趣旨)

第1条　この要綱は、東員町議会基本条例(平成30年東員町条例第26号)第8条に規定する意見交換できる機会(以下「報告会等」という。)の実施に関し、必要な事項を定めるものとする。

(開催する日時等)

第2条　報告会等を開催する日時及び会場等は、議長が議会運営委員会に諮って決定するものとする。

(報告会等の内容)

第3条　報告会等の内容は、概ね次に掲げる事項とする。

(班の編成及び構成等)

第4条　報告会等は、2班編成で実施するものとし、議長及び副議長を除く議員は、これらのいずれかの班に属するものとする。ただし、報告会等の内容により、これらを統合し、実施する必要があると議長が認めたときは、この限りでない。

(役割分担)

第5条　報告会等における司会進行、説明者、記録者その他報告会等の運営に必要な役割は、各班において協議のうえ決定するものとする。

(周知)

第6条　報告会等の開催の周知は、広報とういん、町ホームページ等により行うものとする。

(報告会等の運営)

第7条　報告会等の運営にあたっては、開催時間は2時間程度とし、進行次第は概ね次のとおりとする。

(発言の原則)

第8条　報告会等においては、班員は議会としての立場で意見や見解を述べるものとする。ただし、個人としての意見や見解を述べる時は、その旨を宣言し、町民に誤解を与えないようにしなければならない。

(資料及び会場の準備等)

第9条　報告会等で配付する資料は、担当する班で協議のうえ作成し、議長の承認を得て決定するものとする。

(記録及び報告)

第10条　報告会等の記録は、参加者から出された意見や提言等の要点記録とし、班員のうち記録者に割り当てられた者が作成するものとする。

(報告書に基づく対応)

第11条　前条に規定する全員協議会において、特に対応が必要と認められたものについては、議長、副議長及び議会運営委員会において協議のうえ、改めて全員協議会に諮って対応を決定するものとする。

(結果等の公表)

第12条　議長は、第10条に規定する報告書及び前条に規定する特に対応が必要と認められたものについて、その概要、対応策等を町ホームページ及び議会だよりに掲載し、町民に公表するものとする。

(その他)

第13条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、議長が全員協議会に諮って決定するものとする。