2　文書等は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保存を的確に行わなければならない。

3　東員町情報公開条例(平成12年東員町条例第21号)第8条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条の規定により、開示しないこととなるおそれのある情報の記録された文書等の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏えいしないようにしなければならない。

4　文書等は、職員が組織的に用いるものとして保有することとなったとき、又は収受若しくは起案により保有することとなったときは、すみやかに文書管理システムにより必要事項を記録しなければならない。

2　文書取扱主任は、上司の命を受け、その課等における次に掲げる事務を掌理する。

2　前項以外の文書の種別は、おおむね次のとおりとする。

2　記号は、「東員○」とし、○印に該当する各課等の文字については、別表第1によるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、公示及び令達は、「東員町」の次にその種別の名称を付して記号とする。

4　番号は、記号ごとに、会計年度による一連番号とし、文書管理システムにより付番する。ただし、公示及び令達その他その文書等の性質上年度区分により難い文書等については暦年による。

2　勤務時間外に受領した文書等及びこれに付随する物品は、緊急の処理を必要とするものを除き、総務課長に引き継がなければならない。

3　料金の未納又は不足の文書等は、発信者が官公庁であるとき、又は公務と認められるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

2　課長は、開封した文書に金券が同封されている場合は、金券等処理簿に所要の事項を記載しなければならない。

3　課長は、その所管に属さないと認める文書の配布を受けたときは、直ちにこれを総務課に返付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、電子的な方法による供覧が困難である又は適当でないと認められるときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、供覧票を用いて供覧することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、軽易な文書については、文書管理システムによらず処理することができる。

2　課長は、その所管に属さないと認める電子文書を受信したときは、直ちにこれを所管課へ転送しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、電子決裁の方法による決裁が困難である又は適当でないと認められるときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、起案用紙を用いて起案することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、定例なもので一定の帳票で処理できるもの又は収受された文書等に基づいて処理する文書等で、その事案を当該文書等の余白に記載して処理できるものについては、文書管理システムによらず処理することができる。

4　起案は、次の要領により行わなければならない。

2　回議を受けた事案について異議がある者は、起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。

3　課長は、事案を審査し、必要と認めるときは、訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正した上で専決事項に属するものは決裁し、その他のものは副町長及び町長の順に当該事案の決裁者まで決裁を受けなければならない。

4　決裁後に当該事案を廃案とし、施行を保留し、又は内容を変更する場合は、その旨を決裁権者に通知するとともに、内容を変更する場合にあっては、既に決裁を受けた事案を添付し、新たに決裁を受けなければならない。当該決裁文書等が合議の手続を経ているときにも、同様とする。

2　合議を受けた事案に異議があるときは、すみやかに所管課と協議し、協議が整ったときは、所管課において訂正又は再起案をし、協議が整わないときは、双方の意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。

3　合議を受けた関係課の課長及び係員が事案を承認する場合は、署名、押印その他承認した者を特定できるものとして町長が相当と認める方法又は文書管理システムにより承認する。

2　施行すべき文書等の発信者は、町長が補助執行機関に事務を委任し、又は法令等により補助執行機関の権限に属する事項に係るものを除き、原則として町長名を用いる。ただし、軽易な事項に関する文書その他特に町長名以外の発信名を用いることが適当であると認められる文書等に用いる発信名については、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、決裁権者が公印の押印を要しない簡易な文書等であると認めた場合は、公印の押印を省略することができる。

2　郵送による発送は、宛先を記載した郵便物に郵便物差出票を添え、料金後納の方法とする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は郵便はがきによるものとする。

3　課長は、郵便切手等を常に整理し、その受払状況を明らかにしておかなければならない。

4　郵便切手等を使用して発送する場合は、郵便切手等受払簿に所要事項を記載する。

5　前3項の規定にかかわらず、電子文書を通信機器により発送する場合は、当該電子文書の内容を記録した電磁的記録を送信することによるものとする。

2　文書等の整理は、原則として文書管理システムによって行うものとする。ただし、この方法によることが適当でないものについては、当該文書等に適した方法を用いるものとする。

2　4月1日から5月31日までの間に発生する文書等で前年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項本文の規定にかかわらず、当該前年度に区分するものとする。

3　2以上の年度又は暦年にわたる文書等は、完結した年度又は暦年に属する完結した文書等として区分する。

2　前項の規定による保存期間は、別表第2に準じて定めるものとする。ただし、同表に該当がないものについては、所管課長と総務課長の協議により保存期間を定めるものとする。

3　文書等の保存期間は、文書等の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

4　課長は、第1項第1号の規定により保存期間を20年以上とした保存文書等については、20年ごとに当該文書等の必要性の見直しを行い、保存する必要性がないと認めたときは、その旨を総務課長に通知しなければならない。

2　電子文書である行政文書は、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保存しなければならない。

2　簿冊等を廃棄するに当たっては、他に使用されるおそれがあるもの又は機密に属するものは、裁断又は焼却等の処置を講じなければならない。

3　電子文書を廃棄するに当たっては、復元することができないよう消去する方法により行うものとする。

2　課長は、保存文書の保存期間を延長しようとするときは、総務課長の承認を受けた上で、文書管理システムに登録するものとする。

3　課長は、保存期間を延長した文書を保存する必要がなくなったときは、前条に定める方法により廃棄することができる。

2　総務課長は、前項の報告を受けたときは、すみやかに被害の拡大防止等のために必要な装置を講ずるものとする。

2　前項の場合において、前条の規定による廃止前の東員町文書取扱規程の規定により保存年限の種別が設定されている施行前文書については、当該保存年限の種別に相当する保存期間(保存年限の種別が永年保存として設定されている施行前文書については、20年)が設定された文書とみなす。